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근로자의 채용 및 인사노무관리에 있어 개인정보 수집 및 이용은 필수적입니다. 이에, 개인정보보호법 등에 근거한 합법적인 개인정보 수집 및 이용에 관하여 알아보도록 하겠습니다.
■ 개인정보 수집요건
근로자 등의 개인정보를 수집하기 위해서는 다음의 수집요건에 해당해야 합니다.
1. 정보주체(근로자)의 동의를 받은 경우
(이때 수집이용의 목적, 수집항목, 이용기간 등을 알리고 동의를 받아야 함)
2. 법률에 특별한 규정이 있거나 법령상 의무준수를 위해 불가피한 경우
(근로기준법에 따른 근로자 명부 및 임금대장 작성 등 )
3. 계약의 체결 및 이행을 위하여 불가피하게 필요한 경우
(단순노무 등 학력이나 경력 등이 요구되지 않는 직위 채용시에는 학력.경력 등의 정보는 계약체결을 위한 필수정보로 볼 수 없음 )
4. 근로자 등 법정대리인이 의사표시를 할 수 없는 상태에 있거나, 주소불명 등으로 사전 동의를 받을 수 없는 경우로서 , 명백히 근로자 등 또는 제 3자의 급박한 생명/신체/재산의 이익을 위하여 필요하다고 인정되는 경우
5. 사용자의 정당한 이익을 달성하기 위하여 필요한 경우로서, 명백하게 정보주체의 권리보다 우선하는 경우
(이 경우 사업주의 정당한 이익과 상당한 관련이 있고 합리적인 범위를 초과하지 아니하는 경우에 한함)
■ · 개인정보의 수집 이용시 근로자의 동의 여부
개인정보를 수집 이용하기 위해서는 개인정보보호법 제 15조제 1항에서 정하고 있는 예외사유에 해당하지 않는 한, 원칙적으로 정보주체의 동의를 받아야 합니다.
[ 예시 ]
CCTV등 감시기구를 설치하기 위해서는 먼저 근로자참여 및 협력증진에 관한 법률에 따라 노사협의회의 협의(단, 상시 30명 미만의 사업장은 적용 제외)를 거쳐야 하며, 나아가 CCTV 등 감시기구를 통해 직원 개인영상정보를 취득하는 경우에는 원칙적으로 해당 직원들(통상적으로 촬영대상이 되는 직원)의 동의가 필요
■ 최소한의 수집 원칙과 입증책임
① 개인정보를 수집할 때는 최소한으로 수집해야 하며, 수집목적에 필요한 최소한의 개인정보수집이라는 입증책임은 사용자가 부담한다.
② 필수적 정보 외의 개인정보 수집에 동의하지 아니한다는 이유로 근로자 등에게 인사조치 등의 불이익을 주어서는 안된다.
■ 고유식별정보 및 민감정보 수집
① 고유식별정보 또는 민감정보를 수집하는 경우에는 법령에 구체적인 근거가 있는지 확인이 필요합니다.
② 법령의 근거에 따른 고유식별정보 수집에는 근기법에 따른 근로자 명부, 임금대장 작성 등이 있습니다.
③ 법령에 근거가 없음에도 불구하고 반드시 수집해야 한다면 근로자 등 정보주체로부터 별도의 동의가 필요합니다.
※용어해설
-고유식별정보 : 주민등록번호, 운전면허번호, 여권번호, 외국인등록번호
-민감정보 : 사상이나 신념, 노동조합이나 정당의 가입과 탈퇴, 정치적 견해, 건강 성생활 등에 관한 정보, 유전정보, 범죄경력자료 등
-별도의 동의 : 일반적인 개인정보 처리에 대한 동의 외에 고유식별정보 또는 민감정보 수집에 대한 동의를 추가로 받는 것을 의미
■ 금지되는 개인정보 수집
① 거짓이나 그 밖의 부정한 수단이나 방법으로 개인정보를 취득하거나 처리에 관한 동의를 받는 행위는 금지됩니다.
② 구인자는 구직자에 대하여 그 직무수행에 필요하지 아니한, 다음 정보를 기초심사자료에 기재하도록 요구하거나 입증자료로 수집해서는 안됩니다.
1. 구직자 본인의 용모, 키, 체중 등의 신체적 조건
2. 구직자 본인의 출신지역, 혼인여부, 재산
3. 구직자 본인의 직계 존비속 및 형제자매의 학력, 직업, 재산
■ 개인정보의 제3자 제공시 유의사항
① 업무상 알게 된 개인정보를 누설하거나 권한 없이 다른 사람이 이용하도록 제공하는 행위는 금지됩니다.
② 근로자 등의 개인정보를 제 3자에게 제공하기 위해서는 다음의 요건 등에 해당해야 합니다.
1. 법률에 특별한 규정이 있거나 법령상 의무를 준수하기 위하여 불가피한 경우
2. 공공기관이 법령 등에서 정하는 소관 업무의 수행을 위하여 불가피한 경우
3. 명백히 정보주체 또는 제 3자의 급박한 생명, 신체, 재산의 이익을 위하여 필요하다고 인정되는 경우 등
③ 고유식별정보 또는 민감정보를 제 3자에게 제공하는 경우에는 법령에 구체적인 근거가 있는지 확인해야 하며, 법령에 근거가 없음에도 반드시 제공해야 한다면 근로자 등으로부터 별도의 동의를 얻어야 합니다.